Les données sont d’une extrême importance pour chaque entreprise. Elles renferment des informations confidentielles sur les clients, le personnel et les opérations particulières. En cas de fuite, les activités de l’entreprise peuvent être impactées. Il convient alors de gérer les dossiers et la protection des données de manière sécurisée. Vous trouverez dans cet article les meilleurs conseils pour sécuriser vos documents confidentiels.
Ne pas conserver les données sur papier
Les copies physiques des dossiers sont nécessaires pour la sauvegarde des informations utiles. Par contre, elles peuvent être accessibles à tout le monde, même si elles sont conservées sous-clé. En effet, il est prudent de réaliser de temps en temps un désarchivage pour éviter les fuites de données confidentielles.
Le désarchivage permet de stocker les archives et les supports sensibles hors site. Il convient même de les broyer complètement en se conformant aux réglementations et normes en vigueur. Pour la destruction de vos archives dans les meilleures conditions, faites appel à une entreprise de débarras comme l’entreprise Allo Débarras à Paris.
Crypter les documents sensibles
Avant même de détruire vos documents matérialisés, vous devez déjà avoir leurs copies électroniques. Il ne suffit pas de scanner vos documents ou de saisir les informations utiles. Il faut les sécuriser au mieux pour éviter les fuites des informations confidentielles.
Convertissez vos fichiers en format PDF, et cryptez-les pour protéger les données. Vous devez alors utiliser un logiciel de cryptage, et choisir un mot de passe pour chacun de vos documents électroniques. De cette manière, seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder à vos fichiers pour consulter ou modifier leur contenu.
Gérer les accès et le partage
Limitez l’accès aux documents sensibles et système de stockage des documents, pour bien sécuriser les informations les plus confidentielles. Dans le cadre de la gestion d’entreprise, la collaboration implique l’accès de plusieurs employés aux documents sensibles. En effet, il est préférable de crypter ces documents, mais aussi de bien contrôler leur ouverture au moyen d’un système d’identification pertinent et efficace.
Conservez vos documents confidentiels dans un endroit sécurisé, et limitez le partage de vos fichiers en interne comme en externe. Établissez également des restrictions au niveau de la modification des contenus. Pour le partage en externe, imposez une procédure à respecter avec les utilisateurs de vos données, qu’il s’agisse d’un client, d’un partenaire ou d’un fournisseur. Pour le partage en interne, sensibilisez les utilisateurs à la sécurisation des dossiers et des fichiers échangés. Plus vous élargissez la portée de votre entreprise, plus vous devez renforcer votre politique de protection de données personnelles.
Il faut entre autres éviter l’envoi en pièce jointe d’une donnée sensible pour limiter le risque de piratage informatique. Créez un drive pour stocker vos documents en toute sécurité, et maîtriser leur partage en interne. Vérifiez toujours que le parage public n’est pas activé pour empêcher le téléchargement libre de vos fichiers.
Sécuriser les opérations au moyen d’une data room virtuelle
Une data room est un lieu virtuel hautement sécurisé pour stocker et échanger les données confidentielles. Il sert à conserver et à manipuler en toute sécurité toutes les informations sur vos transactions bancaires, sur vos différents contrats et vos opérations de vente, d’achat et de rachat.
La data room virtuelle est également un lieu sûr pour vos brevets, votre propriété intellectuelle, vos créations… Tout ce qui vous font démarquer des autres prestataires dans votre secteur d’activité, afin de booster votre chiffre d’affaires.
En utilisant une data room, il n’y a aucun risque que les informations stratégiques et confidentielles soient exploitées par la concurrence. Conservez alors vos données sensibles dans votre data room pour sécuriser vos données financières, vos actifs immobiliers et vos projets commerciaux et sociaux.
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