En général, on choisit le télésecrétariat pour l’amélioration de son quotidien et de sa qualité de service tout en déléguant certaines préoccupations. Mais, pour arriver à cet objectif, il vous faudra suivre une démarche de quête qui peut sembler être un parcours de combattant, car les prestataires sur les moteurs de recherche se ressemblent tous. Dans ce cas, il est important de se fixer des critères afin d’évaluer leur performance. Nous vous proposons ces quelques conseils pour choisir le télésecrétariat le mieux adapté à votre cabinet médical.
Basez-vous sur l’expérience de vos collègues
Le télésecrétariat est un des éléments centraux dans l’organisation de votre cabinet médical, car il assure la communication entre vous et vos patients. Même si vous avez un petit cabinet, cette alternative permettra de fidéliser, en quelque sorte, vos patients et accompagnera votre société médicale tout au long de sa vie. Ainsi, le télésecrétaire engagé a l’obligation de gérer votre agenda médical, d’où l’importance de demander des conseils auprès des confrères qui ont déjà fait appel à ces prestataires de services.
Pour ce faire, n’hésitez pas à utiliser les nouveaux outils de communication, car nous savons que les informations circulent très vite sur les réseaux sociaux. Il vous suffit d’envoyer un message ou de demander des avis dans les groupes Facebook et les pages d’entraide entre médecins généralistes.
Lorsque vous récoltez les recommandations de vos confrères, vous pouvez établir une première liste d’entreprises à contacter. Mais, faites attention, car la satisfaction par rapport à une prestation de services dépend de l’attente et des besoins du client. Dans ce cas, il est important de demander à vos confrères contexte dans lequel ils ont choisi ces prestataires.
Évaluez leur qualité de service
Lorsque vous avez prédéfini une liste de télésecrétaires à contacter, il vous faut évaluer la qualité de service proposé par chacun d’eux. Afin de minimiser le temps de réflexion, vous pouvez les estimer sous ces cinq critères.
Premièrement, assurez-vous que le prestataire décroche le téléphone à temps, c’est-à-dire que s’il décroche dans les temps moyens d’attente des patients, il pourra vous satisfaire. En plus, si le prestataire laisse un temps d’attente considérable, c’est votre cabinet qui sera reproché par le patient.
Deuxièmement, pensez à ce qu’il offre une qualité de réponse favorable aux clients. En effet, lorsque vous lui donnez des consignes, il doit avoir la capacité à les respecter. De plus, s’il a du mal à dire non aux patients trop insistants, vous recevrez beaucoup d’appels transférés non urgent. Cela peut vous prendre du temps et freiner votre activité.
Troisièmement, il faut que le télésecrétariat soit disponible, car, en général, le service d’un cabinet commence à 8 heures et se conclut vers 20 heures les jours ouvrables puis de 8 à 12 heures le samedi. Dans ce cas, il serait difficile de combler son absence s’il n’est pas disponible.
Puis évaluez sa capacité de s’adapter à toutes les situations qui se présentent. C’est un critère à ne pas négliger, car il est fort probable que des événements imprévus se présentent comme l’annulation d’un rendez-vous par exemple. Dans le cas où il ne pourrait pas remplir ces obligations, le médecin serait contraint d’attendre de longues minutes pour joindre les prestataires, ce qui n’est pas satisfaisant.
Le dernier critère est le prix. En effet, il faut prendre en compte le budget à prévoir pour profiter des prestations d’un télésecrétaire médical, puisque l’appel et les forfaits ont un frais, qui peut s’élever rapidement. Donc, demandez-lui des détails sur les forfaits dont il a besoin et si le prix de la prestation est inclus.
Nous espérons que ces conseils vous permettront de choisir le meilleur prestataire pour votre cabinet.
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